Apakah Kaur Keuangan Boleh Menjabat Sebagai Pengelola Pengadaan di Desa?

Dalam Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa, kaur keuangan termasuk dalam unsur staf sekretariat desa yang bertugas membantu Sekretaris Desa dalam urusan pelayanan administrasi pendukung pelaksana tugas-tugas pemerintahan.

Menurut Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa, kaur keuangan memiliki fungsi melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keuangan, administrasi keuangan, dan administrasi penghasilan kepala desa, perangkat desa, badan permusyawaratan desa (BPD) dan lembaga pemerintahan desa lainnya.

Apakah Kaur Keuangan Boleh Menjabat Sebagai Pengelola Pengadaan Barang/Jasa di Desa?

Pengadaan barang/jasa di Desa yang selanjutnya disebut Pengadaan adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan melalui swakelola dan/atau penyedia barang/jasa. 

Hal ini sebagaimana disebutkan dalam Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Pengadaan Barang Jasa di Desa. 

Terkait dengan pertanyaan diatas, apakah kaur keuangan boleh menjabat sebagai pengelola pengadaan di desa?

Dalam Pasal 10 Ayat 4 Peraturan LKPP diatas, jelas disebutkan bahwa Kaur Keuangan tidak boleh menjabat sebagai pengelola pengadaan.

Baca juga: Apa tugas Kepala Desa dalam Pengadaan Barang/Jasa di Desa?

Perlu juga diketahui bahwa para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan di Desa harus mematuhi 9 etika pengadaan sebagai berikut:

1. melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan ketepatan tujuan Pengadaan;
2. bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan;
3. tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat persaingan usaha tidak sehat;
4. menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis pihak yang terkait;
5. menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak sehat dalam Pengadaan;
6. menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan desa;
7. menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi; dan 
8. tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan.

Sekian jawaban singkat atas pertanyaan Apakah Kaur Keuangan Boleh Menjabat Sebagai Pengelola Pengadaan di Desa? Semoga bermanfaat.

5 Tahapan Dalam Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Tata cara pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa di Desa diatur dengan peraturan Bupati/Walikota tentang Pengadaan Barang/Jasa di Desa berpedoman pada peraturan perundang-undangan mengenai pengadaan barang/jasa di Desa.

Bupati/Walikota dalam menyusun peraturan tentang pengadaan barang dan jasa di Desa dengan berpedoman pada Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa dengan tetap memperhatikan kondisi sosial budaya masyarakat setempat.

Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Tatacara pengadaan barang dan jasa di Desa terdiri 5 tahapan yaitu tahapan perencanaan pengadaan, persiapan pengadaaan, pelaksanaan pengadaaan, tahapan pelaporan dan serah terima.

Tahapan Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan dilakukan pada saat penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa). Perencanaan pengadaan yang dimuat dalam RKP Desa meliputi:

a. jenis kegiatan; 
b. lokasi;
c. volume;
d. biaya;
e. sasaran;
f. waktu pelaksanaan kegiatan;
g. pelaksana kegiatan anggaran;
h. tim yang melaksanakan kegiatan; dan
i. rincian satuan harga untuk kegiatan pengadaan yang akan dilakukan.

Kemudian hasil perencanaan pengadaan dituangkan dalam Berita Acara Hasil Musrenbangdes dalam penyusunan RKP Desa.

Selanjutnya Kepala Desa mengumumkan hasil perencanaan pengadaan yang ada dalam RKPDes melalui media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat desa, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa. 

Pengumuman perencanaan pengadaan yang diumumkan oleh Kepala Desa paling sedikit memuat: 

1) Nama Kegiatan; 

2) Nilai Pengadaan; 

3) Jenis Pengadaan; 

4) Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan); 

5) Nama TPK; 

6) Lokasi; dan 

7) Waktu Pelaksanaan.

Perencanaan Pengadaan menjadi acuan dalam penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Desa dan Rencana Kerja Kegiatan Desa.

4 tahapan lainnya dalam pengadaan barang dan jasa di Desa, yakni tahapan persiapan pengadaaan, pelaksanaan pengadaaan, pelaporan dan serah terima.

Secara detail bisa dilihat dalam Lampiran Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

Apa Tugas Kepala Desa Dalam Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Aturan terbaru Pengadaan Barang/Jasa di Desa berpedoman kepada Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 12 tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

Dalam Peraturan LKPP No.12/2019 ini yang dimaksud dengan Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang selanjutnya disebut Pengadaan adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan melalui swakelola dan/atau penyedia barang/jasa.

Adapun para pihak yang terlibat dalam pengadaan terdiri dari atas Kepala Desa, Kasi/Kaur, Tim Pelaksana Kegiatan (TPK), Masyarakat dan Penyedia (BAB III Pasal 8).

Pertanyaannya. Apa Tugas Kepala Desa Dalam Pengadaan Barang dan Jasa di Desa? Berikut jawabannya.

Pasal 9

Tugas Kepala Desa dalam Pengadaan adalah: 

1. Menetapkan TPK hasil Musrenbangdes; 
2. Mengumumkan Perencanaan Pengadaan yang ada di dalam RKP Desa sebelum dimulainya proses Pengadaan pada tahun anggaran berjalan; dan 
3. Menyelesaikan perselisihan antara Kasi/Kaur dengan TPK, dalam hal terjadi perbedaan pendapat.

Pasal 10

Kasi/Kaur mengelola Pengadaan untuk kegiatan sesuai bidang tugasnya.

Tugas Kasi/Kaur dalam mengelola Pengadaan:

1. Menetapkan dokumen persiapan Pengadaan;
2. Menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK;
3. Melakukan Pengadaan sesuai dengan ambang batas nilai dan kegiatan yang ditetapkan Musrenbangdes;
4. Menandatangani bukti transaksi Pengadaan;
5. Mengendalikan pelaksanaan Pengadaan;
6. Menerima hasil Pengadaan;
7. Melaporkan pengelolaan Pengadaan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa; dan
8. Menyerahkan hasil Pengadaan pada kegiatan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita acara penyerahan.

Dalam melaksanakan tugas-tugas diatas, Kasi/Kaur dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani surat perjanjian dengan Penyedia apabila anggaran belum tersedia atau anggaran yang tersedia tidak mencukupi. 

Kaur Keuangan tidak boleh menjabat sebagai pengelola Pengadaan.

Demikian jawaban tentang Tugas Kepala Desa dalam Pengadaan Barang dan Jasa di Desa, sebagaimana diatur dalam Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Pengadaan Barang Jasa di Desa.

Untuk diketahui, dengan dikeluarnya Peraturan LKPP No.12/2019 tentang Pedoman Penyusunan Pengadaan Barang Jasa di Desa ini, maka Perka LKPP Nomor 22 Tahun 2015 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa dinyatakan tidak berlaku.

Perubahan Kebijakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Dengan diterbitkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Desa, terjadi perubahan kebijakan dalam Pengelolaan Keuangan Desa. Diantaranya adalah perubahan tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa, Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

Berikut beberapa hal-hal pokok yang menjadi arah perubahan dalam rancangan Peraturan LKPP Pengadaan Barang Jasa (PBJ) di Desa, seperti:

1. Ruang Lingkup Pengadaan Barang/Jasa di Desa;

2. Para pihak dan tugas para pihak PBJ Desa;

3. Metode Pengadaan melalui penyedia; dan

4. Tahapan Pengadaan Barang/ Jasa di Desa.

Arah Perubahan lainnya, seperti :

1. Pengawasan dan Pembinaan

2. Pekerjaan konstruksi tidak sederhana;

3. Tanda bukti transaksi;

4. Pengumuman hasil pengadaan.

Informasi tentang arah perubahan kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa, dapat disimak dalam paparan PowerPoint (donwload disini)

Terkait dengan tatacara pengadaan barang dan jasa pemerintah telag diterbitkan Peraturan Kepala LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Demikian seputar arah perubahan kebijakan pengadaan barang dan jasa di Desa. Semoga bermanfaat.

Belajar Tatacara Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Belajar Tatacara Pengadaan Barang dan Jasa Desa. Pengadaan Barang dan Jasa di Desa adalah kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan dengan cara swakelola maupun melalui Penyedia Barang/Jasa. 

Ketetntuan terkait dengan pengadaan barang/jasa di Desa telah diatur dalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 22 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa dilakukan secara swakelola dengan memaksimalkan penggunaan material/bahan dari wilayah setempat, dilaksanakan secara gotong-royong dengan melibatkan partisipasi masyarakat setempat untuk memperluas kesempatan kerja dan pemberdayaan masyarakat setempat.

Didalam Pelaksanaannya pengadaan Barang/Jasa perlu mempertimbangkan Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa di Desa, diantaranya:

• Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas maksimum.
• Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya;
• Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh masyarakat dan penyedia barang/jasa yang berminat;
• Pemberdayaan masyarakat,berarti pengadaan barang/jasa harus dijadikan sebagai wahana pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan desanya;
• Gotong royong, berarti penyediaan tenaga kerja oleh masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan di desa dan;
• Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Secara Umum Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa di Desa mencakup:

• Pengadaan barang/jasa melalui swakelola, dimana pelaksanaan swakelola dilakukan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK) adalah tim yang ditetapkan oleh kepala desa dengan surat keputusan, terdiri dari unsur pemerintah desa dan unsur lembaga kemasyarakatan desa untuk melaksanakan barang/jasa;
• Pengadaan barang/jasa melalui swakelola meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan, pelaporan, dan pertanggungjawaban hasil pekerjaan;
• Pengadaan barang/jasa melalui penyediaan barang/jasa dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan swakelola ataupun memenuhi kebutuhan barang/jasa secara langsung di desa.

Terdapat tiga pihak yang berperan penting didalam pengorganisasian kegiatan barang/jasa di desa sebagai pengelola. Kepala Desa sebagai penanggungjawab utama program pembangunan desa, dalam hal teknis pengelolaan barang dan jasa di desa menetapkan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) yang terdiri dari unsur Perangkat Desa dan lembaga kemasyarakatan desa.

Tata Cara Pelaksanaan Barang/Jasa di Desa, sebagai berikut:

1. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai sampai dengan Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). 

1. TPK membeli barang/jasa kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
2. Pembelian sebagaimana dimaksud pada angka 1), dilakukan tanpa permintaan penawaran tertulis dari TPK dan tanpa penawaran tertulis dari Penyedia Barang/Jasa
3. TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia Barang/Jasa untuk memperoleh harga yang lebih murah.
4. Penyedia Barang/Jasa memberikan bukti transaksi berupa nota, faktur, pembelian, atau kuitansi untuk dan atas nama TPK

2. Barang/Jasa dengan nilai di atas Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 200.000.000 (dua ratus juta rupiah)

1. TPK membeli Barang/Jasa kepada 1 (satu) penyedia barang/jasa.
2. Pembelian sebagaimana dimaksud pada angka 1), dilakukan TPK dengan cara meminta penawaran secara tertulis dari Penyedia Barang/Jasa dengan dilampiri daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume dan satuan).
3. Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran tertulis yang berisi daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan) dan harga.
4. TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia Barang/Jasa untuk memperoleh harga yang lebih murah.
5. Penyedia Barang/Jasa memberikan bukti transaksi berupa nota, faktur, pembelian, atau kuitansi untuk dan atas nama TPK.

3. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai di atas Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah)

1. TPK mengundang dan meminta 2 (dua) penawaran secara tertulis dari 2(dua) Penyedia Barang/Jasa yang berbeda dilampiri dengan daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, satuan) dan spesifikasi teknis barang/jasa
2. Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran tertulis yang berisi Daftar Barang/Jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan) dan Harga.
3. TPK menilai pemenuhan Spesifikasi Teknis Barang/Jasa terhadap kedua Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan penawaran.

Apabila Spesifikasi Teknis Barang/Jasa yang ditawarkan:

• Apabila diipenuhi oleh kedua Penyedia Barang/Jasa, maka dilanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) secara bersamaan.
• Apabila dipenuhi oleh salah satu Penyedia Barang/Jasa, maka TPK tetap melanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) kepada penyedia Barang/Jasa yang memenuhi spesifikasi teknis tersebut.
• Apabila tidak dipenuhi oleh kedua Penyedia Barang/Jasa, maka TPK membatalkan proses pengadaan.

Nah, setelah TPK membatalkan proses pengadaan. Apa yang harus dilakukan oleh TPK?

TPK melaksanakan kembali proses pengadaan. Dengan mengundang dan meminta 2 (dua) penawaran secara tertulis dari 2(dua) Penyedia Barang/Jasa yang berbeda dilampiri dengan daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, satuan) dan spesifikasi teknis barang/jasa.

Apabila Spesifikasi Teknis Barang/Jasa yang ditawarkan:

• Diipenuhi oleh kedua Penyedia Barang/Jasa, maka dilanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) secara bersamaan.
• Dipenuhi oleh salah satu Penyedia Barang/Jasa, maka TPK tetap melanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) kepada penyedia Barang/Jasa yang memenuhi spesifikasi teknis tersebut.

Selanjutnya, TPK melakukan Negosiasi (tawar-menawar) untuk memperoleh harga yang lebih murah.

Hasil negosiasi dituangkan dalam surat perjanjian antara Ketua TPK dan Penyedia Barang/Jasa yang berisi sekurang-kurangnya:

• Tanggal dan tempat dibuatnya surat perjanjian;
• Para pihak;
• Ruang lingkup pekerjaan;
• Nilai pekerjaan;
• Hak dan kewajiban para pihak;
• Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan;
• Ketentuan keadaan kahar; dan
• Sanksi.

Nilai Pengadaan Barang/Jasa dapat disesuaikan dengan kondisi wilayah masing-masing dalam batas kewajaran. Dalam penentuan dan penyesuain harga nilai barang/jasa harus ditetapkan oleh Bupati/Walikota (Perbup/Perwakil).

Belajar Tatacara Pengadaan Barang dan Jasa di Desa ini, diolah dari Perka LKPP dan berbagai sumber referensi lainnya. 

Bagi yang berminat Aplikasi Kontrak Penyediaan Barang/Jasa dalam format Microsoft Office Excell dapat diuduh dalam kumpulan format desa. Semoga bermanfaat.